«Лаборатория идей» была запущена в банке «УРАЛСИБ» 25 июля 2017 года. Любой сотрудник может предложить свою идею на внутреннем корпоративном портале. Затем к работе подключаются эксперты, которые оценивают качество предложения и его выполнимость. По результатам экспертизы лица, принимающие решения, выносят свой «вердикт», и, если идея одобрена, реализаторы воплощают ее в жизнь.
В любом масштабном проекте, важны детали.
Принципы
Уже при запуске «Лаборатории идей» мы предусмотрели ряд принципов, на которых строится ее работа. С ними каждый может ознакомиться на корпоративном портале.
Свобода
Каждый сотрудник может подать предложение, а также выразить свое мнение по любой идее. Чтобы авторы не боялись высказаться, предусмотрена возможность анонимного участия в проекте.
Развитие
Любую идею можно дорабатывать и дополнять, чтобы повысить ее качество и ценность для банка, вне зависимости от уровня начальной проработки и степени детализации.
Объективность
Каждое предложение рассматривается по одним и тем же правилам. Во внимание принимаются реализуемость идеи и ее эффект для банка. Все идеи, даже самые незначительные, получают оценку и полноценный комментарий эксперта. Иногда мы получаем очень смелые и даже радикальные предложения, но и на них автор получит конструктивный ответ.
Приоритизация
При реализации положительно оцененных идей приоритеты устанавливаются исходя из интересов развития банка.
Прозрачность
Автор, а также каждый участник системы видят оценку любой идеи и текущий статус ее реализации. В случае отказа от внедрения идеи причины этого понятно описаны в системе.
Система работы «Лаборатории идей» включает в себя четыре ключевых элемента
1. ИТ-система
Создайте удобную ИТ-систему, которая позволит автоматизировать процесс обработки идей и выстроить коммуникацию между участниками системы на всех этапах, от подачи до реализации. Принимая решение об использовании такой системы, мы рассматривали два варианта: разработать ее самостоятельно или использовать промышленное рыночное решение. В конце концов мы остановились на втором.
2. Процесс
Выстройте процесс работы с идеями. Мы в «Лаборатории идей», с одной стороны, учитывали рыночные практики, с другой — понимали, что этот процесс уникален для каждой компании. Он учитывает особенности организационной структуры, систему и культуру принятия решений, а также текущие бизнес-процессы. И наш банк не исключение.
Мы выделили три ключевые роли:
Автор идеи: любой сотрудник банка может подать идею через форму на корпоративном портале или в самой системе.
Менеджер по инновациям: изучает идею и задает автору уточняющие вопросы в случае необходимости, а затем направляет эту идею на экспертизу в подразделение, в чьей зоне ответственности находится идея.
Эксперт: принимает решение о целесообразности внедрения инициативы и отображает это в рецензии в системе.
Далее менеджер по инновациям меняет статус в системе и отображает ответ эксперта, а автор получает уведомление о смене статуса и комментарий, в котором в случае одобрения идей указаны ориентировочные сроки ее реализации.
Менеджер по инновациям также отслеживает, что происходит с одобренными идеями, взяты ли они в реализацию и реализованы ли в указанный срок. Информация об изменении статуса, а также о переносе срока направляется автору идеи.
Проработка и реализация идей находится на стороне подразделений банка. В отдельных случаях «Лаборатория идей» может помочь им в ведении проекта.
Мы определили два подхода к работе с идеями:
«Свободный микрофон», когда сотрудник может подать идею на любую актуальную тему.
Проведение инновационных кампаний по запросу бизнес-подразделений. Каждая кампания посвящена конкретной теме: повышение продаж, оптимизация процесса, сокращение расходов и т. д. «Лаборатория идей» сообщает сотрудникам о проведении кампании через рассылку письма — запроса за подписью руководителя подразделения-заказчика и баннер на корпоративном портале, кликнув на который сотрудник переходит на форму подачи идеи в рамках кампании.
Идеи, предложенные в рамках кампании, проходят предварительную оценку экспертов, после чего заказчик принимает решение о том, какие идеи берутся в реализацию, а какие отклоняются, и определяет победителей.
Не все предложенные идеи принимаются в работу, однако мы стремимся сохранить их потенциал. Делаем это следующим образом. Форма предложения содержит несколько разделов, обязательных для заполнения: название идеи, описание проблемы, описание идеи, результат и комментарий. Каждый раз, обсуждая поступившие предложения с экспертом, мы анализируем не только саму идею, но и проблему, которая легла в ее основу. Бывает, что предложенная идея не дает лучшего решения проблемы, зато дает информацию о ее наличии. А это сигнал к тому, что ее нужно устранять.
3. Система мотивации
Не забывайте о мотивации. Нам удалось выстроить полноценную систему мотивации, в которую включены как материальная, так и нематериальная составляющие.
Материальная мотивация основана на внутренней валюте «Лаборатории идей» — фишках. Они начисляются и авторам, и экспертам.
Фишки можно копить и обменивать на призы. Помимо дорогих призов в системе есть возможность накопить и на небольшой подарок. Например, лампочку-антистресс с символикой «Лаборатории идей» может получить даже тот автор, чьи идеи не были одобрены. Так бренд «Лаборатории» постепенно появляется на столах сотрудников и повышает их интерес к инновационной площадке.
Нематериальная мотивация
Один раз в квартал мы называем их имена в статье, посвященной результатам работы «Лаборатории», а лучших по итогам года приглашаем в Москву на церемонию награждения с участием первых лиц банка. Кроме того, в этом году мы подарили лучшим инноваторам тренинг по развитию креативности и инструментам выработки решений.
4. Система коммуникации
Создайте благоприятную внутреннюю информационную среду, когда поощряются креативность и инновационность.
Задачи, которые решает система коммуникации «Лаборатории идей» в банке «УРАЛСИБ»:
В «Лаборатории идей» продуманы инструменты коммуникации